Le numérique au quotidien

Le jour où je suis arrivé chez Amazon, j’ai été accueilli conjointement avec d’autres nouveaux arrivants de tous horizons, pas uniquement destinés à occuper un poste chez Amazon Web Services. Ce qui m’a marqué, c’est qu’il est clairement établi et pré-supposé que tout le monde, dans l’entreprise, est parfaitement à l’aise avec les outils informatiques du quotidien, depuis les assistants, les responsables RH, … Tout le monde.

On me dira que c’est trivial pour une entreprise comme Amazon Web Services. Oui, mais ce n’est malheureusement pas le cas dans les organisations publiques que j’ai connues précédemment. Et c’est un pré-supposé terriblement simplificateur. Chacun est censé savoir monter un VPN pour se connecter de façon sécurisée à distance. Chacun est censé savoir gérer ses sauvegardes dans son espace cloud personnel. Chacun est censé savoir configurer son smartphone pour accéder à la messagerie professionnelle. Chacun est censé savoir configurer son imprimante partagée. Etc. Bien sûr, chacun peut ne pas tout savoir, mais dans ce cas, la première chose qu’on nous donne à faire, c’est lire la doc sur l’intranet.
Au global, c’est drôlement efficace, car dans cet esprit, la plupart des besoins peuvent être couverts par du “self-service”, comme la réinitialisation des mots de passe ou l’installation d’un logiciel spécifique. On a même un distributeur automatique de “périphériques” (câbles, chargeurs, …)

Par rapport à ce que j’ai vécu dans mes précédentes fonctions, ça change bien des choses:

  • tout le monde est logé à la même enseigne dans l’organisation. Vraiment. Pas d’imprimante individuelle dans des bureaux de chefs. Accès distant à la messagerie pour tous. Ordinateur portable avec accès VPN pour tous, et donc télétravail occasionnel possible pour tous. Wifi corporate partout. Inutile de dire qu’il n’y a pas de directeur qui se fait imprimer ses mails ; alors que si, ça existe encore en 2019 dans l’administration, et ce n’est vraiment pas raisonnable.
  • tout le monde utilise les outils de messagerie instantanée, de visioconférence, de documents partagés et co-élaborés tout le temps. C’est normal qu’à chaque réunion, il y ait du monde qui se connecte à distance (télétravail, site distant, …), … C’est très loin d’être généralisé dans l’administration. Le mail et la réunion présentielle restent les outils de collaboration quasi uniques.
  • ça tire la dématérialisation complète des processus (tout doit pouvoir se faire de partout ; par exemple, notes de frais prises en photo pour le workflow de remboursement initié via une appli mobile). Il n’y a pas de parapheur. Personne ne vient en réunion avec un gros dossier papier. Jamais. En 9 mois chez Amazon Web Services, je n’ai rempli AUCUN formulaire papier, rien signé manuscritement, rien fait signer manuscritement. Même mon contrat de travail… A comparer avec la pile de parapheurs qu’il y a encore, en 2019, sur tous les bureaux des cadres de l’administration.

En terme d’efficacité collective et individuelle, de facilité de collaboration, de traçabilité de l’information, … c’est la nuit et le jour avec ce que j’ai connu. Je ne vois aucun obstacle infranchissable pour adopter cela massivement dans les organisations publiques. Oui, il faut investir un peu dans l’outil de travail des fonctionnaires (ordinateurs portables, wifi, outils collaboratifs). Oui, il faut absorber le déficit de formation. Oui, il faut imposer un niveau de compétence pratique numérique au niveau du recrutement et des promotions. C’est un changement crucial et particulièrement efficace pour transformer l’administration.